Organisatie > Digitaal-archiefsoorten > knop Wijzigen/Toevoegen
Aan de hand van de archiefsoort kun je in King snel zien om wat voor archiefstuk het gaat: brief, fax, e-mail, enz. Per archiefsoort kun je de volgende gegevens bijhouden:
Code
De code (maximaal 10 posities) is verplicht en moet uniek zijn.
Omschrijving
Voor de omschrijving heb je 40 posities tot je beschikking. Bijvoorbeeld: Gescande inkoopnota's.
Bestandsopslag: Methode
Met de optie Digitaal archief heb je hier de keuze uit:
- Referentie, bij deze keuze wordt het bestand zelf niet opgeslagen, maar alleen het oorspronkelijke bestandspad. Bij e-mails, scandocumenten en documenten die nog niet opgeslagen zijn, wordt het bestand gekopieerd naar de hieronder opgegeven bestandslocatie;
- Kopiëren, het bestand wordt gekopieerd naar de opgegeven bestandslocatie;
- Verplaatsen, het bestand wordt verplaatst naar de opgegeven bestandslocatie.
Zonder de optie Digitaal archief wordt het bestand altijd gekopieerd naar de opgegeven bestandslocatie.
Bestandsopslag: Locatie
Heb je bij Methode gekozen voor Kopiëren of Verplaatsen, dan worden de documenten opgeslagen op de harde schijf. Hier geef je aan in welke map de documenten moeten worden opgeslagen. Selecteer dan niet de root-map van je harde schijf (dus niet c:\ of d:\ enz.) of een submap van Program Files; want bij bepaalde beveiligingsinstellingen kan dat tot storingen leiden. De uiteindelijke Locatie en Naam mogen samen niet langer zijn dan 255 posities. Gebruik het muismenu om variabelen zoals de King-datamap of het debiteurnummer in de bestandslocatie op te nemen. De mogelijkheden zijn:
|
<admin> |
Administratiecode |
| <administratiebestandenmap> |
De map waar de King-administratiebestanden staan; in King op te vragen via Help, Informatie over King, Installatie |
| <tijdelijke_applicatiebestandenmap> | De map voor de tijdelijke applicatiebestanden; in KING ERP op te vragen via Help, Informatie over KING ERP, Installatie |
|
<documentenpad> |
Dit pad kun je per NAW-bestand vastleggen in de Vaste gegevens van dat NAW-bestand. Bij boekstukken leg je het documentenpad vast in de Vaste gegevens Bedrijfsgegevens. Zolang een archiefstuk nog niet is gekoppeld aan een debiteur, crediteur, relatie of contact, is het documentenpad nog niet bekend en wordt tijdelijk de map gebruikt die in de Vaste gegevens digitaal archief is opgegeven. |
|
<naw_soort> |
Het NAW-bestand: Debiteuren, Crediteuren of Relaties000 t/m Relaties999. Zolang een archiefstuk nog niet is gekoppeld aan een debiteur, crediteur, relatie of contact, is de NAW-soort niet bekend en wordt tijdelijk NAWSOORT gebruikt. |
|
<naw_nummer> |
Het nummer van de debiteur, crediteur of relatie; op deze manier kun je alle documenten voor een bepaalde relatie in een aparte map opnemen. Zolang een archiefstuk nog niet is gekoppeld aan een debiteur, crediteur, relatie of contact, is het NAW-nummer niet bekend en wordt tijdelijk NAWNUMMER gebruikt. |
| <archiefstukjaar> | Jaar van de archiefstukdatum. Zolang het archiefstuk nog geen datum heeft, wordt tijdelijk ARCHIEFSTUKJAAR als map gebruikt. |
Als je de locatie wijzigt, kun je de bestanden naar de nieuwe locatie verplaatsen via het Muteren-menu, keuze Bestanden verplaatsen.
Let op: maak regelmatig een backup van de bestanden in deze locatie! Deze bestanden staan niet in de King-administratie en worden dus ook niet meegenomen als je met King een backup maakt.
Bestandsopslag: Naam
De bestandsnaam bestaat uit één of meer variabelen (de variabele <documentnummer> is verplicht!) en eventueel vaste tekst. Niet toegestaan zijn de tekens \ / * ? < > " | en :. De uiteindelijke Locatie en Naam mogen samen niet langer zijn dan 255 posities. Gebruik het muismenu om extra variabelen in de bestandsnaam op te nemen. De mogelijkheden zijn:
|
<admin> |
Administratiecode | |
| <naw_soort> | Het NAW-bestand: Debiteuren, Crediteuren of Relaties000 t/m Relaties999. Zolang een archiefstuk nog niet is gekoppeld aan een debiteur, crediteur, relatie, is de NAW-soort niet bekend en wordt tijdelijk NAWSOORT gebruikt. | |
| <naw_nummer> | Het nummer van de debiteur, crediteur of relatie. Zolang een archiefstuk nog niet is gekoppeld aan een debiteur, crediteur, relatie, is het NAW-nummer niet bekend en wordt tijdelijk NAWNUMMER gebruikt. | |
| <volgnummer> | Het volgnummer dat het archiefstuk in King heeft. Dit veld is verplicht, om ervoor te zorgen dat elk document een unieke bestandsnaam heeft (zie hieronder, bij Volgnummer) | |
| <archiefstukjaar> | Jaar van de archiefstukdatum. Zolang het archiefstuk nog geen datum heeft, wordt tijdelijk ARCHIEFSTUKJAAR als map gebruikt. | |
| <externid> |
Externe code, opgeslagen in het archiefstuk |
|
| <internid> | Interne code, opgeslagen in het archiefstuk |
Eigen nummering
Geef hier aan of de archiefstukken behorende bij deze archiefsoort een eigen nummering moeten krijgen. Zo nee, dan wordt voor deze archiefstukken de nummering aangehouden die is ingesteld in de Vaste gegevens digitaal archief. Zo ja, dan dien je ook het startnummer op te geven. Alleen cijfers en letters zijn toegestaan (maximaal 20 posities). Bij elk nieuw archiefstuk wordt het volgnummer met 1 verhoogd.
Verwerking
Hier stel je in of de archiefstukken behorende bij deze archiefsoort nog behandeld moeten worden nadat ze toegevoegd zijn aan het digitaal archief. Je hebt hier de keuze uit:
- Geen, kies hiervoor als het archiefstuk nadat het in King is toegevoegd, niet verder behandeld hoeft te worden;
- Invoeren journaalposten, kies hiervoor als de archiefstukken van deze archiefsoort geboekt moeten worden, bijvoorbeeld inkoopfacturen. Zo ja, dan selecteer je ook het juiste dagboek waarin het archiefstuk zichtbaar moet zijn. Je krijgt daarin alleen de nog niet verwerkte archiefstukken te zien;
- Overige, bestemd voor archiefstukken die nog wel behandeld moeten worden nadat ze in King zijn toegevoegd, maar niet geboekt hoeven te worden.
Alleen met de optie Digitaal archief.
Datum
Interne code
Externe code
Opmerking
Als je in de kolom Invoeren een vinkje zet, kom je bij het invoeren van archiefstukken automatisch langs die rubriek en kun je de gekozen default-waarde bevestigen (met Enter) of wijzigen. Kies je niet voor Invoeren, dan wordt die rubriek bij het invoeren van archiefstukken in eerste instantie overgeslagen; je kunt die wel muteren maar dan moet je die rubriek later zelf selecteren.
In de kolom Verplicht geef je aan of het invoeren van die rubriek verplicht is.
De default-waarde kun je per rubriek instellen in de kolom Default-waarde. Bij de Datum heb je de keuze uit Leeg, Systeemdatum en Verwerkingsdatum. Let op: is het archiefstuk een e-mail, dan wordt de datum altijd overgenomen van de e-mail zelf. Bij de Interne code, Externe code en Opmerking kun je via de rechtermuisknop variabelen opnemen, die bij het aanmaken van het archiefstuk gevuld worden met de juiste waarde:
| <systeemdatum> | Systeemdatum. Beschikbaar bij Opmerking | |
| <systeemtijd> | Systeemtijd. Beschikbaar bij Opmerking | |
| <gebruiker> | Gebruikerscode. Beschikbaar bij Opmerking. | |
| <externid> |
Externe code, opgeslagen in het archiefstuk. Beschikbaar bij Opmerking |
|
| <internid> | Interne code, opgeslagen in het archiefstuk. Beschikbaar bij Externe code en Opmerking | |
| <emailonderwerp> | Onderwerp van de e-mail. Beschikbaar bij Interne code, Externe code en Opmerking | |
| <emailbericht> | Berichttekst van de e-mail. Beschikbaar bij Opmerking | |
| <emailvan> | Afzender van de e-mail. Beschikbaar bij Opmerking | |
| <emailaan> | Ontvanger van de e-mail. Beschikbaar bij Opmerking | |
| <emailcc> | Ontvanger van een kopie van de e-mail. Beschikbaar bij Opmerking | |
| <emailbcc> | Verborgen ontvanger van een kopie van de e-mail. Beschikbaar bij Opmerking | |
| <emaildatumtijd> | Datum en tijd van verzending van de e-mail zoals opgenomen in het archiefstuk. Beschikbaar bij Opmerking |
Contactregistratie
Geef hier aan of de archiefstukken behorende bij deze archiefsoort zichtbaar moeten zijn in de Contactregistratie van de betreffende debiteur/crediteur/relatie, zodat je in de contactregistratie kunt terugvinden wanneer bijvoorbeeld een e-mail is binnengekomen. Zo ja, dan moet je aangeven welke Contactsoort hiervoor moet worden gebruikt. Daarnaast kun je dan een default-tekst voor de Notitie invoeren; via de rechtermuisknop kun je variabelen opnemen, die bij het aanmaken van de contactregistratie gevuld worden met de juiste waarde:
| <systeemdatum> | Systeemdatum | |
| <systeemtijd> | Systeemtijd | |
| <gebruiker> | Gebruikerscode | |
| <externid> |
Externe code, opgeslagen in het archiefstuk |
|
| <internid> | Interne code, opgeslagen in het archiefstuk | |
| <opmerking> | Opmerkingveld van het digitale archiefstuk | |
| <emailonderwerp> | Onderwerp van de e-mail | |
| <emailbericht> | Berichttekst van de e-mail | |
| <emailvan> | Afzender van de e-mail | |
| <emailaan> | Ontvanger van de e-mail | |
| <emailcc> | Ontvanger van een kopie van de e-mail | |
| <emailbcc> | Verborgen ontvanger van een kopie van de e-mail | |
| <emaildatumtijd> | Datum en tijd van verzending van de e-mail zoals opgenomen in het archiefstuk |
Alleen met de optie Contactregistratie en Taken.
Zie ook